大部分從事質(zhì)量管理的工作人員，進(jìn)入公司后參加的第一個(gè)外部培訓(xùn)，就是內(nèi)審員的培訓(xùn)。

 

　　不過，對于沒有從事過質(zhì)量管理工作的同學(xué)來說，一般為期4－5天的內(nèi)審員培訓(xùn)，內(nèi)容太多，有點(diǎn)摸不著頭腦。

 

　　今天，我們主要簡單介紹一下內(nèi)審工作流程、原則、基本思想，明白這項(xiàng)工作到底是干的，如何開展的。至于內(nèi)審的一些關(guān)鍵技巧、審核要點(diǎn)，還需要同學(xué)們在實(shí)際工作中，結(jié)合各自單位的實(shí)際情況去慢慢提升審核經(jīng)驗(yàn)。

 

　　內(nèi)部審核一般工作流程包括準(zhǔn)備、審核通知、編制提問單、首次會實(shí)施審核、末次會、內(nèi)審報(bào)告、整改和驗(yàn)證等環(huán)節(jié)。

 

　　下面，我就給大家依次介紹各環(huán)節(jié)的主要工作內(nèi)容及要點(diǎn)。

 

一、內(nèi)部審核的準(zhǔn)備

 

　　內(nèi)部審核的第一步是準(zhǔn)備工作，主要包括年初制定內(nèi)審方案、確定內(nèi)審組、挑選內(nèi)審員、明確內(nèi)審工作安排、編制提問單等。

 

　　公司一般會在年初制定內(nèi)審方案，明確本年度對公司各部門（甚至延伸到公司的供應(yīng)商）開展內(nèi)部審核工作的計(jì)劃。

 

　　內(nèi)審方案的主要內(nèi)容一般包括內(nèi)審目的、審核范圍、內(nèi)審時(shí)間（大概時(shí)間段，不用具體到哪天）、審核依據(jù)等。

 

　　內(nèi)審方案就是一個(gè)關(guān)于本年度內(nèi)部審核如何開展的年度工作計(jì)劃。

 

　　內(nèi)部審核方案經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布后，就可以按方案執(zhí)行了，等到方案規(guī)定的時(shí)間，就該開始內(nèi)部審核的實(shí)際準(zhǔn)備工作了。

 

二、內(nèi)審組的成立

 

　　一般，由公司分管質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)或者管理者代表任命內(nèi)審組長，授權(quán)其成立內(nèi)審組，由內(nèi)審組長負(fù)責(zé)制定內(nèi)部審核的具體實(shí)施計(jì)劃、挑選內(nèi)審成員并組織實(shí)施內(nèi)部審核等工作。

 

　　內(nèi)審組長在挑選內(nèi)審員的時(shí)候，一是要考慮到經(jīng)過質(zhì)量管理及內(nèi)部審核的培訓(xùn)，具備內(nèi)審員資格；（此處講的內(nèi)審員資格，并不是到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)取證即可，從事內(nèi)審員工作，必須由法人授權(quán)才算是真正有資格）。

 

　　二是，內(nèi)審員應(yīng)在內(nèi)審工作中能保持獨(dú)立性和客觀性，也就是說不能審核自已的工作，條件允許的情況下，內(nèi)審員應(yīng)不能審核自己所在部門的工作內(nèi)審員挑選完畢，整個(gè)內(nèi)審組就算完全成立了。

 

　　內(nèi)審組長應(yīng)按照年度內(nèi)審方案的工作安排，制定詳細(xì)的本次內(nèi)部審核的具體工作計(jì)劃。主要內(nèi)容應(yīng)該包括審核目的和范圍、審核依據(jù)、審核組成員、審核日期及日程安排，主要審核內(nèi)容等。

 

　　有的單位也將其稱之為審核通知，不管叫內(nèi)審計(jì)劃，還是內(nèi)審?fù)ㄖ@份文件對本次內(nèi)部審核工作的開展做出了詳細(xì)的安排，該文件應(yīng)發(fā)至將接受審核的每一個(gè)部門，以便受檢部門了解情況，便于做好迎接審核的準(zhǔn)備通知發(fā)出去了，準(zhǔn)備工作的最后一項(xiàng)就是提問單的編制了。

 

三、提問單的編制

 

　　有的公司也稱為審核檢查表，叫法雖然不一致，但功能是一樣的。提問單的根本目的是確保審核工作有的放矢，檢查內(nèi)容有針對性，且發(fā)現(xiàn)的問題也能被正確記錄，可追溯。

 

　　提問單一般是由內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審組長的分工，各自編制審核范圍內(nèi)的內(nèi)容，提問單一般是以表格的形式出現(xiàn)的主要內(nèi)容包括受檢部門、審核內(nèi)容、依據(jù)、審核結(jié)果等，內(nèi)審員將在審核過程中記錄審核結(jié)果。

 

　　提問單的作用，一是明確審核內(nèi)容，指導(dǎo)內(nèi)審工作的實(shí)施；二是用于記錄審核結(jié)果，提問單經(jīng)內(nèi)審組長簽字認(rèn)后，即可生效。

 

四、首次會

 

　　內(nèi)審組按內(nèi)審計(jì)劃（或通知）的時(shí)間召開首次會，首次會標(biāo)志著內(nèi)審工作的正式開始。

 

　　一般首次會由內(nèi)審組長主持，公司領(lǐng)導(dǎo)，受審核部門的負(fù)責(zé)人、審核員參加本次會議。

 

　　會議的主要內(nèi)容包括：內(nèi)審組長介紹審核目的與范圍、明確審核的方法和流程，要求各部門配合的事情、明確末次會開會時(shí)間等等。

 

　　當(dāng)然，內(nèi)審組長按理會請公司領(lǐng)導(dǎo)講話的，公司領(lǐng)導(dǎo)講話一般也就強(qiáng)調(diào)一下質(zhì)量對公司的重要性，是公司的生命線等，然后強(qiáng)調(diào)一下內(nèi)部審核工作的意義，表示會全力支持內(nèi)部審核工作。

 

　　同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要各部門負(fù)責(zé)人積極配合，以開放的心態(tài)迎接內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是掩蓋問題，影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量和顧客滿意度，拖公司的后腿等等。領(lǐng)導(dǎo)講話當(dāng)然要高屋建瓴。

 

　　總之，首次會一般不會很長，基本上是一個(gè)節(jié)點(diǎn)，一個(gè)表示正式進(jìn)入狀態(tài)的節(jié)點(diǎn)。

 

五、內(nèi)部審核的實(shí)施

 

　　首次會結(jié)束后，各內(nèi)審員就按照計(jì)劃分工，前往各個(gè)部門正式干活了。

 

　　內(nèi)部員開展審核工作的基本思路是，核查、驗(yàn)證質(zhì)量管理體系文件是否得到有效落實(shí)，公司各崗位是否嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)體系文件，并按要求產(chǎn)生相應(yīng)記錄。

 

　　簡單一句話，這活該這樣干，程序?qū)懙那迩宄闶遣皇沁@樣干的？如果是的話，請拿出相應(yīng)的記錄來，如果沒有，對不起，我得給你記上一筆。

 

　　內(nèi)審員審核的方式基本就是談話、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察和提問對話等。

 

　　至于具體的檢查內(nèi)容，我在這里就不`一詳述了一般質(zhì)量認(rèn)證機(jī)構(gòu)的內(nèi)審員培訓(xùn)是講4－5天，咱們不可能幾分鐘就說的清清楚楚。

 

　　內(nèi)部審核的具體內(nèi)容，基本是“核實(shí)”。各個(gè)公司實(shí)際情況不一樣。所以，我只打算講原則，講最基本的東西，只要掌握了這個(gè)套路，操作起來并不是一點(diǎn)都不難。

 

　　前面說到，如果受檢部門能拿出相關(guān)證據(jù)，就說明公司在這個(gè)方面的質(zhì)量管理要求是得到了貫徹和落實(shí)。

 

　　如果審核過程中發(fā)現(xiàn)了問題，內(nèi)審員應(yīng)原原本本地把客觀證據(jù)記錄下來，包括情況描述，違反了哪一條管理程序要求等。

 

　　發(fā)現(xiàn)的問題一般有輕有重。如果確實(shí)問題不小，應(yīng)根據(jù)公司不符合項(xiàng)

 

　　管理的要求，將其確認(rèn)為不符合項(xiàng)，開具不符合項(xiàng)報(bào)告。

 

　　關(guān)于不符合項(xiàng)的分類，內(nèi)審員應(yīng)按照公司不符合項(xiàng)管理程序執(zhí)行。各公司根據(jù)產(chǎn)品、服務(wù)的類型不一樣，定義和分類都有差別，以各自公司管理程序的規(guī)定為準(zhǔn)。

 

　　內(nèi)審員在填寫不符合項(xiàng)報(bào)告過程中，應(yīng)準(zhǔn)備填寫各項(xiàng)內(nèi)容，不符合或不合格的事實(shí)一定要描述清楚。同時(shí)，還有一個(gè)重要的問題，不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)經(jīng)過受檢查人簽字認(rèn)可。

 

　　當(dāng)然，如果沒有發(fā)現(xiàn)什么的問題，內(nèi)審員就將問題記錄在提問單上，對于發(fā)現(xiàn)的問題，同樣要與受檢人溝通，當(dāng)面核實(shí)，由其簽字，表示認(rèn)可發(fā)現(xiàn)的問題屬實(shí)。

 

　　對于檢查中有其他問題需要溝通、協(xié)商的，審核員就只能找內(nèi)審組長了，畢竟，在內(nèi)部審核這個(gè)工作中，組長就是領(lǐng)導(dǎo)。

 

六、末次會，提糾正要求

 

　　各個(gè)審核員在按照分工完成內(nèi)部審核工作中，應(yīng)整理各自檢查所發(fā)現(xiàn)的問題，交由內(nèi)審組長匯總。再按日程安排召開末次會。

 

　　末次會參會的人員跟首次會差不多，但有的公司為了讓自己的員工清楚檢查發(fā)現(xiàn)的問題，或則利用該機(jī)會教育員工等其他想法，也讓一些主管班組長等員工參與。

 

　　不管怎么說，這個(gè)沒有一定的說法，要是公司規(guī)模不大，會議室又夠大的話，全員參與又何妨？

 

　　不過，公司領(lǐng)導(dǎo)，特別是法人代表或者管理者代表是一定要參加的。

 

　　因?yàn)樗麄儾攀且粋€(gè)公司真正的、最重要的質(zhì)量負(fù)責(zé)任人。所以他們一定要清楚，公司的質(zhì)量管理體系到底運(yùn)轉(zhuǎn)得如何？內(nèi)部審核的結(jié)果才是他們關(guān)心的事情。

 

　　在末次會上，一般內(nèi)審組組長會重申一下本次內(nèi)審的目的和范圍，經(jīng)過一定鋪墊，內(nèi)審組長會介紹本次內(nèi)申工作的開展情況，重點(diǎn)是對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行通報(bào)，以便公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人清楚地知道，公司到底哪些地方存在管理程序執(zhí)行不嚴(yán)格、責(zé)任落實(shí)不到位等問題。

 

　　介紹完以上問題，公司各部門的負(fù)責(zé)人當(dāng)然也要發(fā)言表態(tài)，檢查出問題的部門會說立即整改，完善管理等，沒發(fā)現(xiàn)問題的部門會說進(jìn)一步努力，持續(xù)提高等。

 

　　最后公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，對本次內(nèi)審工作做總結(jié)，對各部門提要求，標(biāo)志著末次會的結(jié)束。

 

七、內(nèi)審報(bào)告及后續(xù)工作

 

　　末次會結(jié)束后，內(nèi)審組長應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審核工作的實(shí)施，發(fā)現(xiàn)的問題等，盡快編制書面的內(nèi)部審核報(bào)告，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，下發(fā)至各個(gè)部門。

 

　　內(nèi)部審核報(bào)告的形式各公司不一樣，但一般包括審核目的、范圍和依據(jù)，審核計(jì)劃完成情況、檢查所發(fā)現(xiàn)的問題及不符合項(xiàng)匯總分析、體系運(yùn)行結(jié)果的總體評價(jià)、審核報(bào)告分發(fā)范圍等。

 

　　內(nèi)審報(bào)告是正式文件，是對內(nèi)審全過程的一個(gè)書面總結(jié)。內(nèi)審報(bào)告的發(fā)布，并不意味著內(nèi)部審核工作的結(jié)束。

 

　　在內(nèi)部審核過程中，內(nèi)審員開具了不符合項(xiàng)報(bào)告，以及一些達(dá)不到不符合項(xiàng)報(bào)告的問題，各部門都應(yīng)該針對問題，進(jìn)行原因分析制定整改措施（或稱糾正實(shí)施計(jì)劃）。

 

　　一般來說，各部門的糾正實(shí)施計(jì)劃應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，在批準(zhǔn)后開始實(shí)施糾正。

 

　　內(nèi)審員應(yīng)跟蹤檢慫⑾值奈侍猓韃棵攀凳┚勒詡洌諫笤倍躍勒朧┘俺尚Ы醒櫓ぁＱ櫓さ哪諶蒞ㄊ欠癜淳勒凳┘蘋芯勒男Ч綰蔚取

 

　　糾正完成后，內(nèi)審員作為驗(yàn)證人員在不符合項(xiàng)報(bào)告上簽字，問題才算真正關(guān)閉。至此，本年度的內(nèi)部審核工作才算真正的完成。

 

八、內(nèi)部審核的幾個(gè)特點(diǎn)

 

　　其實(shí)，公司的內(nèi)部審核是自我發(fā)現(xiàn)、自我診斷、自我改進(jìn)、自我要求，完全是公司為了持續(xù)提高而發(fā)起的一項(xiàng)活動。

 

　　當(dāng)然，這也是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的必須動作。內(nèi)部審核不是走過場，要是光走過程，對公司質(zhì)量管理沒有促進(jìn)作用，也沒有任何意義。

 

　　而且，一般公司規(guī)模不是很大的話，內(nèi)部審核工作可以一次性集中開展，只要按標(biāo)準(zhǔn)和程序要求不超過12個(gè)月就可以。

 

　　但有的公司規(guī)模較大的，生產(chǎn)過程或提供服務(wù)過程特別多、過程復(fù)雜的，是可以將對各個(gè)部門的審核工作分開安排的，比如說4月份審核幾個(gè)部門，5月審核幾個(gè)部門，只要全年能覆蓋全公司所有部門就可以了。

 

　　在這里探討兩個(gè)存在一定爭議的問題。先說明，沒有準(zhǔn)確的答案，只是介紹我的看法和經(jīng)驗(yàn)，各位請根據(jù)自己公司情況自已判斷。

 

　　第一個(gè)問題是要不要對質(zhì)量部門開展內(nèi)部審核工作？

 

　　很多人會覺得為什么不開展？只要在其他部門培養(yǎng)幾個(gè)內(nèi)審員，然后讓他們?nèi)ゲ橘|(zhì)量部門就可以了。

 

　　這種說法本來也沒有錯(cuò)，但是請各位考慮一下實(shí)際情況，一般法人或者管理者代表會任命誰為內(nèi)審組長？當(dāng)然是質(zhì)量管理部門的負(fù)責(zé)人或者其他在質(zhì)量管理方面有一定資歷的人了。

 

　　這個(gè)人出自質(zhì)量管理部門絕對是大概率事件，如果內(nèi)審組長是質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人，其他部門的內(nèi)審員在編制提問單、檢查發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，都要經(jīng)過內(nèi)審組長答字，那如何確保內(nèi)審組長不私呢？

 

　　我見過一些特殊的行業(yè)，比如核工業(yè)，它的內(nèi)部審核（行業(yè)內(nèi)稱質(zhì)保監(jiān)查）是不檢查到質(zhì)量管理部門的。

 

　　我當(dāng)初問，為什么呢？人家說，質(zhì)量管理部門本來就是替法人代表監(jiān)視、驗(yàn)證整個(gè)質(zhì)量管理體系是否有效運(yùn)行的眼晴，你查我什么？我說查你們質(zhì)量管理部門是否有效履職啊？

 

　　最終，雖然我沒有說服他們，但人家告訴我，他們行業(yè)就是這樣。后來，我仔細(xì)思考過，其實(shí)人家這個(gè)行業(yè)也是有一定通理的。人家行業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定是以國家部門規(guī)章的形式制定的，發(fā)布之前怎么可能沒考慮到這些？

 

　　順著這個(gè)思路，我們在考慮一個(gè)問題？也許通過這個(gè)問題，那就可以理解上面核工業(yè)的質(zhì)量管理的做法了。

 

　　法人代表需要接受內(nèi)審嗎？

 

　　你也可以質(zhì)疑法人代表、管理者代表的是否正確履職，質(zhì)量管理手冊把法人代表、管理者代表的職責(zé)寫的清清楚楚，還一大堆，但你能按著這些職責(zé)一條條對著老總捋，讓他拿出相關(guān)證據(jù)嗎？

 

　　整個(gè)公司的資源都是法人代表提供的，公司的戰(zhàn)略發(fā)展和質(zhì)量方針都是法人制定的，質(zhì)量管理部門都是老總請來督促各部門落實(shí)他的質(zhì)量管理要求，你現(xiàn)在拿整個(gè)要求去查他？

 

　　是，你可以說，天子犯法與庶民同罪之列的話，你說老總也要遵守規(guī)則，否則你可以先修改規(guī)則。這話倒不假，但你確定真的能這樣做嗎？

 

　　何況，公司的人力資源、體系建設(shè)都是在老總的授意下建立起來的，就連內(nèi)部審核整個(gè)工作都是老總要求內(nèi)審組這幫人去替他做的，你憑什么查人家？邏輯上不能有問題。

 

　　好了，討論的觀點(diǎn)也說完了，關(guān)于內(nèi)部審核，基本的工作流程和主要工作就這些。至于審核的技巧、應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容等，這個(gè)需要在實(shí)際工作中積累經(jīng)驗(yàn)，是沒辦法幾句話說得清楚的。