文件管理是質(zhì)量管理系統(tǒng)的基本組成部分，能夠使企業(yè)在從事任何活動時，都能夠做到并遵循有法可依，可以最根本的滿足日常生產(chǎn)、日常檢驗、上市銷售等生物鏈的質(zhì)量管理手段合規(guī)劃的手段。通過質(zhì)量系統(tǒng)文件的實施來保證質(zhì)量體系的有效運行。

 

　　中國 GMP(2010版) 第八章對文件管理的要求進行了描述。與中國 GMP(1998版) 相比較，增加了質(zhì)量標準、批包裝記錄的具體要求; 對文件管理的基本要求、工藝規(guī)程和批生產(chǎn)記錄的內(nèi)容進行了更為詳盡的描述。

 

1、新版GMP文件管理體系結(jié)構(gòu)

 

　　生產(chǎn)企業(yè)的文件體系均可以按照生產(chǎn)管理，質(zhì)量管理情況進行分類，也可以按照 SOP 文件系統(tǒng)的架構(gòu)對文件體系進行分類，可以分為文件管理類文件、質(zhì)量體系類文件、操作規(guī)程類文件和書寫記錄類。

 

　　根據(jù)公司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量體系、產(chǎn)品特性的不同，可以將公司的文件按照類別進行分，可以有公司的組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、質(zhì)量標準、生產(chǎn)類的崗位操作規(guī)程等，也可以將質(zhì)量體系文件分為兩類，一類是 QC 文件，另一類是 QA 文件; 其中 QC 文件可以將檢驗方法、質(zhì)量標準分開，QA 文件可以將所有質(zhì)量保證類的如偏差，變更等均統(tǒng)一放在一類。

 

2、文件管理的生命周期

 

　　生產(chǎn)車間所有使用的文件，如工藝規(guī)程、操作規(guī)程(物料類、衛(wèi)生類) 、設(shè)備類等所有的文件均有生命周期。生產(chǎn)車間使用的工藝規(guī)程、崗位操作規(guī)程等文件，均需要滿足在整個生命周期的合規(guī)性和滿足生產(chǎn)需求。

 

　　在使用過程中，可以通過對生產(chǎn)車間的產(chǎn)品進行工藝驗證、驗證產(chǎn)品的清潔驗證、新增設(shè)備驗證等，不斷的完善 SOP 內(nèi)容，細化步驟，健全內(nèi)容，使文件在整個生命周期內(nèi)，始終是最新的，操作性最強的，最符合法規(guī)要求的 SOP。

 

　　生產(chǎn)車間可以根據(jù)自身實際情況，在車間內(nèi)部設(shè)置專人管理文件(文件管理員) ，負責(zé)對文件進行起草、修訂、排版等工作; 可以有效滿足生產(chǎn)過程中，出現(xiàn)修訂文件立即修訂的情況。

 

3、文件保存期限

 

　　(1) 批相關(guān)的文件。

 

　　批生產(chǎn)記錄和批包裝記錄均由質(zhì)量管理部門專人負責(zé)管理統(tǒng)一保存，至少保存至產(chǎn)品有效期后一年，并且要有銷毀記錄。

 

　　(2) 其他類別的相關(guān)的文件。

 

　　依據(jù) GMP 規(guī)定要求，產(chǎn)品的質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認、驗證、變更等其他重要文件應(yīng)當長期保存，并且需要保存原件，不得銷毀。

 

　　對于其他文件記錄 GMP 無明確規(guī)定的，生產(chǎn)企業(yè)的車間可以按照實際生產(chǎn)、產(chǎn)品銷售鏈條的情況特點等因素，所有與產(chǎn)品相關(guān)的生產(chǎn)記錄、臺賬、票據(jù)均需要制定相應(yīng)的保存年限，保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯。

 

4、文件種類

 

　　(1) 產(chǎn)品的質(zhì)量標準。

 

　　產(chǎn)品的質(zhì)量標準對于生產(chǎn)車間來說，在中間體和半成品的過程控制起到關(guān)鍵性意義，但是質(zhì)量標準的修訂，對國家政策法規(guī)的把握與運用，則由質(zhì)量管理部負責(zé)。

 

　　中國 GMP(2010 版) 中要求: 物料和成品應(yīng)當有經(jīng)批準的現(xiàn)行質(zhì)量標準; 必要時，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應(yīng)當有質(zhì)量標準。

 

　　按照 GMP 條款內(nèi)容要求，企業(yè)生產(chǎn)的所有產(chǎn)品的生產(chǎn)都必須有檢驗使用的質(zhì)量標準、國標、部標或注冊標準。

 

　　企業(yè)質(zhì)量部門在起草質(zhì)量標準時，必須遵循國標、部標或注冊標準，企業(yè)可以在中間產(chǎn)品環(huán)節(jié)設(shè)定內(nèi)控標準，遵循就高不就低的原則，最終目的也是嚴把質(zhì)量關(guān)。

 

　　(2) 工藝規(guī)程。

 

　　中國 GMP(2010 版) 中要求: 工藝規(guī)程的制定應(yīng)當以注冊批準工藝為依據(jù)。工藝規(guī)程不得任意更改。

 

　　所有產(chǎn)品的工藝規(guī)程起草，必須遵循注冊生產(chǎn)工藝的內(nèi)容，不得擅自變更，如若變更生產(chǎn)工藝，需要向國家藥監(jiān)局提交申請等證明性資料，生產(chǎn)車間不可以隨意更改生產(chǎn)操作步驟，生產(chǎn)關(guān)鍵操作參數(shù)等內(nèi)容。

 

　　(3) 批記錄。

 

　　中國 GMP(2010 版) 中要求: 批記錄用于記述每批產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量檢驗和放行審核的所有文件和記錄，可追溯所有與成品質(zhì)量有關(guān)的歷史信息。

 

　　生產(chǎn)車間的批記錄包括: 批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄。質(zhì)量管理部的產(chǎn)品批檢驗記錄、審核結(jié)束后，由填寫放行審核記錄并將復(fù)核，該批次批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄有無發(fā)生偏差，若有偏差發(fā)生，必須徹底調(diào)查清楚后，方可對本批產(chǎn)品給予放行。

 

　　批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄和批檢驗記錄的起草必須嚴格按照已注冊批準的生產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)工藝進行起草，不得擅自更改工藝流程、工藝參數(shù)、工藝內(nèi)容的。

 

5、記 錄

 

　　生產(chǎn)車間使用的記錄主要包括生產(chǎn)相關(guān)房間的溫濕度記錄、壓差記錄、崗位的設(shè)備點檢表、設(shè)備使用日志、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、模具管理記錄等輔助記錄。

 

　　任何書寫的記錄都是反應(yīng)實際生產(chǎn)活動實施結(jié)果的書面文件，產(chǎn)品生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)，從生產(chǎn)到檢驗到銷售都要記錄可查證追溯。

 

6、任何部門和生產(chǎn)車間在編寫文件的時候，需要注意

 

　　任何部門和車間，在起草文件、修訂文件的時候，必須遵循一切內(nèi)容的真實性，法規(guī)的符合性，必須遵循產(chǎn)品的工藝要求、生產(chǎn)環(huán)境要求。

 

　　文件的起草者，可以是每個使用部門指定的專人起草，并有該部門負責(zé)人對文件進行審核，當審核通過后，可由質(zhì)量負責(zé)人或生產(chǎn)企業(yè)負責(zé)人批準生效。

 

　　所有的文件原版文件可以由質(zhì)量部門負責(zé)文件的保管、復(fù)制、分發(fā)等管理。

 

　　(1) 質(zhì)量標準的制定依據(jù)。

 

　　生產(chǎn)企業(yè)使用的原料、輔料質(zhì)量標準的制定可以參照《中國藥典》、包裝材料質(zhì)量標準的制定可以參考《24 號令》，中間體(半成品) 、成品均也有質(zhì)量標準。

 

　　有國際法定標準的要按照國家法定標準進行編寫 (如《藥典》) ，無國家法定標準的按國家行業(yè)標準、地方標準等進行編寫。中間體( 半成品) 、成品需要制定企業(yè)內(nèi)控標準，企業(yè)內(nèi)控標準不得低于法定標準。

 

　　物料代碼(產(chǎn)品代碼) 作為企業(yè)管理的一項要求。物料代碼(產(chǎn)品代碼) 具有專一性，從物料采購進倉庫后，就根據(jù)企業(yè)的編訂的編碼原則，對物料進行編碼，所有物料均需要編碼。每一個產(chǎn)品，根據(jù)不同的劑型，編訂產(chǎn)品代碼，涉及產(chǎn)品代碼的文件、記錄都需要詳細記錄，保證產(chǎn)品使用文件中涉及的產(chǎn)品代碼與記錄保證統(tǒng)一性、正確無誤，以便于產(chǎn)品的追溯。

 

　　(2) 起草、修訂工藝規(guī)程的要求。

 

　　新產(chǎn)品在起草工藝規(guī)程時，所有的產(chǎn)品工藝步驟，操作控制要求要點均處于摸索階段，通過三批工藝驗證，最終確定工藝步驟、操作關(guān)鍵點、參數(shù)設(shè)置范圍等，而此時產(chǎn)品的工藝規(guī)程在工藝驗證前，可以稱之為草案，待工藝最終確定后，可以升級文件版本，稱其為某產(chǎn)品的工藝規(guī)程。

 

　　(3) 批記錄的分類。

 

　　生產(chǎn)車間使用的批記錄可以分開為批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄，可以將批生產(chǎn)記錄與批包裝記錄合二為一，也可以單獨分開。

 

　　批生產(chǎn)記錄和批包裝記錄，車間可以由專人負責(zé)修訂，如車間技術(shù)員。批檢驗記錄則可以由質(zhì)量管理部 QC 專人負責(zé)。

 

　　(4) 操作規(guī)程和記錄。

 

　　生產(chǎn)車間涉及操作規(guī)程的應(yīng)當均有詳細的記錄，質(zhì)量標準類的操作規(guī)程、生產(chǎn)過程的操作規(guī)程、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄管理規(guī)程、批包裝記錄管理規(guī)程、文件管理類的操作規(guī)程，均可以設(shè)計出文件表頭，需要包括文件名稱、起草者、審核者、批準者、起草日期、審核日期、批準日期、執(zhí)行日期，文件編號、版本號、分發(fā)部門等，公司文件統(tǒng)一格式，并加注公司 Logo，可以使文件視覺上更美觀。

 

　　企業(yè)結(jié)合實際生產(chǎn)管理，產(chǎn)品特性，生產(chǎn)銷售量的實際情況，需要依據(jù)中國 GMP(2010 版) 要求，進行操作規(guī)程的編寫，以及日常工作的詳細記錄，按照生產(chǎn)計劃，科學(xué)、合理、有效的完成操作規(guī)程，及時記錄數(shù)據(jù)，并進行相關(guān)的風(fēng)險評估管理。

 

7、結(jié) 語

 

　　所有文件的起草，均依據(jù)新版 GMP 來制定。文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、易懂，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況，所有的生產(chǎn)活動均需要通過文件，記錄來體現(xiàn)證明。

 

　　文件是保證產(chǎn)品生產(chǎn)過程的指南針，是質(zhì)量保證的根本，只有科學(xué)的使用文件，制定文件，才能科學(xué)有效的保證產(chǎn)品質(zhì)量，才能使患者使用到放心的產(chǎn)品。