1、目的
為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息的管理，制定本程序。
2、適用范圍
適用于本廠與環(huán)境管理體系的內(nèi)部信息的傳遞與處理，以及與外部相關(guān)方的信息交流。
3、職責(zé)
3.1辦公室、生產(chǎn)科、供銷科、技術(shù)科、質(zhì)保科等部門及各車間負(fù)責(zé)對應(yīng)相關(guān)方信息的收集。
3.2各部門、車間負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流，并及時(shí)將有關(guān)環(huán)境信息反饋到辦公室。
3.3辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本廠對內(nèi)、外相關(guān)信息的傳遞與處理；保存和管理相關(guān)的信息。
3.4辦公室和生產(chǎn)科負(fù)責(zé)緊急事故方面信息的處理
3.5廠長主持管理評審，對體系的運(yùn)行現(xiàn)狀進(jìn)行總結(jié)交流。
3.6管理者代表向廠長匯報(bào)體系的運(yùn)行情況及相關(guān)方的要求；辦公室將體系內(nèi)部審核及管理評審的結(jié)果傳遞到各部門、車間。
4、內(nèi)容與要求
4.1內(nèi)部信息交流
4.1.1內(nèi)部信息內(nèi)容
a)環(huán)境方針、環(huán)境管理體系運(yùn)行情況；
b)有關(guān)法律、法規(guī)及其他要求的獲取和更新；
c)環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)和方案的完成情況及效果；
d)內(nèi)部審核、合規(guī)性評價(jià)、管理評審、外部審核及環(huán)境監(jiān)測結(jié)果、不符合、糾正措施和預(yù)防措施；
e) 本廠人員培訓(xùn)情況；
f) 各管理層之間、各部門之間和各崗位之間的日常有關(guān)環(huán)境保護(hù)方面對于解決問題、協(xié)調(diào)行動(dòng)、跟蹤實(shí)施計(jì)劃的溝通、常規(guī)報(bào)表及其他信息通報(bào)；
g) 緊急情況信息；
h) 重要環(huán)境因素控制情況；
i) 合同方和供方提供的相關(guān)信息。
4.1.2內(nèi)部信息交流方式
a) 環(huán)境方針以培訓(xùn)、會(huì)議、黑板報(bào)、意見箱、電子郵件等傳遞到全體員工；
b) 管理者代表將本廠環(huán)境管理體系運(yùn)行情況、目標(biāo)、指標(biāo)和方案實(shí)施情況及效果以文件形式通過管理評審向廠長匯報(bào)；
c) 通過體系審核，各部門及各車間與管理者代表進(jìn)行環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案完成情況及效果、環(huán)境監(jiān)測結(jié)果、不符合、糾正措施和預(yù)防措施的傳遞;
d) 各部門及各車間在體系運(yùn)行過程中產(chǎn)生的環(huán)境信息，通過電話、會(huì)議、各類報(bào)表和信息交流單等形式實(shí)施，信息交流單由各部門保存并實(shí)施，年終交辦公室歸檔；
e) 辦公室將政府職能部門對本廠的環(huán)境監(jiān)察和監(jiān)測結(jié)果復(fù)印下來，傳達(dá)到有關(guān)部門、車間。
4.2外部信息交流
4.2.1外部信息內(nèi)容
a) 各有關(guān)部門接收到的有關(guān)環(huán)保法律、法規(guī)和其他要求；
b) 上級環(huán)保機(jī)構(gòu)有關(guān)信息；
c) 來自相關(guān)方的投訴、抱怨，以及針對確定的不符合采取的糾正措施；
d) 本廠的環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)和組織關(guān)于持續(xù)改進(jìn)和污染預(yù)防的承諾的對外宣傳；
e) 本廠環(huán)境績效方面的信息；
f) 有關(guān)突發(fā)環(huán)境事件的信息；
g) 其它的相關(guān)信息。
4.2.2外部信息交流方式
a) 有關(guān)部門接受到的外部信息，由接收部門填寫信息交流單并及時(shí)傳遞到辦公室，并由辦公室組織進(jìn)行內(nèi)部傳遞；
b) 對相關(guān)方提出的投訴、抱怨，由辦公室根據(jù)信息內(nèi)容傳遞到管理者代表，管理者代表落實(shí)到責(zé)任部門，責(zé)任部門將處理方案報(bào)管理者代表審核后廠長批準(zhǔn)，于一星期內(nèi)答復(fù)；
c) 辦公室負(fù)責(zé)對外宣傳本廠的環(huán)境方針和環(huán)境績效。
4.3緊急情況信息交流
4.3.1在發(fā)生緊急情況時(shí)，廠長須立即召集有關(guān)人員進(jìn)行研究按應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處置，并及時(shí)向當(dāng)?shù)丨h(huán)保行政主管部門和政府其它有關(guān)部門報(bào)告情況。
4.3.2當(dāng)出現(xiàn)緊急情況時(shí)，當(dāng)事人應(yīng)采取應(yīng)急響應(yīng)措施，填寫記錄，同時(shí)報(bào)告辦公室和值班領(lǐng)導(dǎo)。
4.4記錄保管
本廠產(chǎn)生的各種內(nèi)外部信息交流記錄當(dāng)年內(nèi)由產(chǎn)生部門保存，年終送辦公室歸檔，保存期限為三年。
5、相關(guān)文件
a) 法律、法規(guī)和其他要求控制程序；
b) 內(nèi)部審核控制程序；
c) 管理評審控制程序；
d) 應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序；
6、記錄
a) 內(nèi)外部信息交流表
b) 投訴、登記及處理意見表
